Selbstexperiment: Eine Woche lang mitzählen, was du nicht mitbekommst
Du weißt genau, wie viele Termine du diese Woche hattest. Aber wie viele hättest du haben können? Ein Selbstversuch über sieben Tage, eine Strichliste zum Abschreiben – und eine Auswertung, die auch das Ergebnis „bei mir ist alles in Ordnung“ zulässt.
Kristina Janz 9 Min. Lesezeit
Du weißt sehr genau, wie viele Termine du diese Woche hattest. Du weißt, welche Behandlungen gut liefen und wo eine Lücke war. Was du nicht weißt: wie viele Termine du hättest haben können.
Das ist kein Vorwurf, sondern eine Eigenart des Geschäfts. Ein Termin, der zustande kommt, steht im Kalender. Ein Termin, der nicht zustande kommt, steht nirgends. Er hinterlässt keine Spur, keine Rechnung, keine Notiz — nur eine Lücke, die aussieht wie jede andere.
Deshalb dieser Vorschlag: sieben Tage, ein Zettel, kein Aufwand. Am Ende hast du eine Zahl, die dir keine Statistik und kein Verkaufsgespräch liefern kann, weil sie aus deinem Studio stammt.
Warum man das nie von allein merkt
Drei Gründe, aus denen dir diese Zahl bisher entgangen ist:
Der Anruf, der ins Leere geht, klingelt nicht bei dir. Er klingelt, während du die Maske abnimmst. Du hörst ihn vielleicht, aber du hörst nicht, wer es war und was sie wollte.
Wer nicht durchkommt, meldet sich meist nicht nochmal. Die Vorstellung, jemand versuche es am nächsten Tag wieder, stimmt für Stammkundinnen. Für jemanden, der dein Studio zum ersten Mal anruft, stimmt sie selten.
Die Nachricht, die du abends beantwortest, sieht aus wie erledigt. Ist sie auch — nur nicht unbedingt mit einem Termin. Zwischen ihrer Anfrage um 19 Uhr und deiner Antwort um 21 Uhr liegen zwei Stunden, in denen sie weitergesucht haben kann.
Das Experiment
Dauer: sieben Tage am Stück, inklusive der Tage, an denen du nicht arbeitest.
Material: ein Blatt Papier am Spiegel oder eine Notiz im Handy. Keine App, kein System — sonst machst du es nach zwei Tagen nicht mehr.
Regel: Immer sofort einen Strich machen. Nicht abends aus dem Gedächtnis rekonstruieren, das verfälscht in beide Richtungen.
Was du zählst
| Was | Wann ein Strich |
|---|---|
| Verpasster Anruf | Es klingelt, du gehst nicht ran — egal aus welchem Grund |
| Anruf ohne Nachricht | Jemand ruft an, hinterlässt nichts auf der Mailbox |
| Späte Antwort | Nachricht kommt, du antwortest erst mehr als zwei Stunden später |
| Anfrage außerhalb der Zeiten | Nachricht oder Anruf, wenn geschlossen ist oder du frei hast |
| Hin und Her | Ein Termin, für den mehr als zwei Nachrichten nötig waren |
| Absage ohne Ersatz | Jemand sagt ab, der Platz bleibt leer |
Was du nicht zählst
Werbeanrufe, Lieferanten, Privates. Und Stammkundinnen, die ohnehin einen Folgetermin hatten und nur verschieben wollten — die wären nicht verloren gegangen.
Wann du es nicht machst
In den Ferien, in der Woche vor Weihnachten, in deiner eigenen Urlaubswoche oder wenn du krank warst. Eine untypische Woche liefert eine untypische Zahl. Nimm eine ganz normale.
Der zweite Teil: die Zeit
Während du dabei bist, zähl noch etwas mit — es kostet nichts extra und ist für viele das eigentliche Ergebnis:
Wie viele Minuten am Tag gehen für Terminorganisation drauf? Anrufe annehmen, zurückrufen, Nachrichten tippen, verschieben, absagen, jemanden für den frei gewordenen Platz suchen. Nach jedem Vorgang eine Schätzung notieren: 2 Minuten, 5 Minuten, 10 Minuten.
Das läppert sich anders, als man denkt. Und anders als die verpassten Anfragen ist diese Zahl sicher — sie ist keine Schätzung darüber, was hätte sein können, sondern gemessene Arbeitszeit, die niemand bezahlt.
Die Auswertung
Nach sieben Tagen hast du zwei Zahlen. So liest du sie:
Zahl 1: Die verpassten Anfragen
Zähl alle Striche aus den ersten vier Zeilen zusammen. Das ist die Zahl der Kontakte, die dich in einer Woche nicht oder nicht rechtzeitig erreicht haben.
Jetzt kommt der ehrliche Teil, und er ist wichtig: Nicht jede davon wäre ein Termin geworden. Manche hätten sich nur nach Preisen erkundigt, manche hätten abgesagt, manche hätten ohnehin nicht gepasst. Deshalb rechne konservativ:
Verpasste Anfragen × ein Drittel × dein durchschnittlicher Behandlungspreis
Bei sechs verpassten Anfragen und 60 € Durchschnittspreis wären das zwei Termine, also 120 € in der Woche. Hochgerechnet rund 500 € im Monat.
Das „ein Drittel“ ist ein angenommener Wert, keine gemessene Quote — setz ruhig ein Viertel ein, wenn dir das realistischer erscheint. Die Größenordnung ändert sich dadurch weniger, als man denkt, und genau darum geht es.
Zahl 2: Die Zeit
Addiere die Minuten und teile sie durch sieben. Das ist dein Tagesdurchschnitt für Terminverwaltung.
Rechne ihn auf den Monat hoch und stell die Frage, die zählt: Wenn du diese Stunden stattdessen behandeln würdest — was käme dabei heraus? Oder, wenn dein Kalender ohnehin voll ist: Was würdest du lieber damit machen?
Drei Ergebnisse, die herauskommen können
Fast nichts. Kann passieren, besonders bei einem eingespielten Stammkundenkreis mit festen Rhythmen. Dann weißt du jetzt etwas Wertvolles: Dein größter Hebel liegt woanders, und du kannst aufhören, dir darüber Gedanken zu machen. Dieses Ergebnis ist genauso viel wert wie jedes andere.
Ein paar Anfragen, viel Zeit. Der häufigste Fall. Du verlierst nicht viele Kundinnen, aber du zahlst mit Stunden. Dann ist die Frage nicht, wie du mehr Termine bekommst, sondern wie du die Verwaltung loswirst.
Deutlich mehr, als du dachtest. Kommt vor allem in Studios vor, die viel allein arbeiten oder wenige Tage geöffnet haben. Dann hast du jetzt eine Zahl, mit der du rechnen kannst — statt eines Gefühls, das man wegdiskutieren kann.
Was du danach machst
Egal, welches Ergebnis herauskommt: Wiederhol den Versuch in einem halben Jahr. Erst der Vergleich zeigt, ob sich etwas verändert hat — und ob das, was du zwischendurch geändert hast, tatsächlich gewirkt hat.
Und leg den Zettel nicht weg. Eine Woche Striche ist kein wissenschaftlicher Beweis, aber es ist das einzige Material über dein Studio, das dir wirklich gehört.
Und wo wir helfen: Wenn nach der Woche viele Striche in den Zeilen „außerhalb der Zeiten“ und „Hin und Her“ stehen, ist das genau der Bereich, den eine Buchungsseite übernimmt — sie ist erreichbar, wenn du es nicht bist, und ein Termin steht nach einem Klick statt nach vier Nachrichten. Steht das Meiste dagegen bei „Absage ohne Ersatz“, geht es eher um eine Warteliste. Und wenn kaum etwas zusammenkommt: Dann sagen wir dir das auch. Wenn du deine Zahlen einmal gemeinsam durchgehen willst — 15 Minuten am Telefon, kostenlos und unverbindlich.
Dieser Artikel ist der Auftakt einer kleinen Reihe von Selbstexperimenten fürs Studio — kurze Versuche, die eine Woche dauern und am Ende eine eigene Zahl liefern statt einer fremden.
