Ist eine elektronische Registrierkasse für Kosmetikstudios Pflicht? Was heute gilt – und was ab 2028 kommt

Die kurze Antwort: Nein – in Deutschland gibt es heute keine Pflicht, eine elektronische Registrierkasse zu haben. Du darfst eine offene Ladenkasse führen, also Schublade, Kassenbuch und Zählprotokoll. Die lange Antwort ist wichtiger: Sobald du eine elektronische Kasse benutzt, gelten strenge Regeln – und ab 2028 soll die Registrierkasse für viele Studios verpflichtend werden. Hier ist der Stand, ohne Steuerberater-Deutsch.

Was heute gilt: keine Kassenpflicht, aber Aufzeichnungspflicht

Das deutsche Steuerrecht kennt keine „Registrierkassenpflicht“. Was es kennt, ist die Einzelaufzeichnungspflicht (§ 146 Abgabenordnung): Jeder Umsatz muss einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet festgehalten werden – egal, ob per Kasse oder per Hand.

Für ein Studio heißt das in der Praxis:

• Mit offener Ladenkasse: Du führst ein Kassenbuch und machst täglich einen Kassenbericht (Zählprotokoll: Anfangsbestand, Einnahmen, Ausgaben, Endbestand). Ohne dieses tägliche Zählen ist die Kasse für das Finanzamt nicht ordnungsgemäß – dann drohen Hinzuschätzungen.
• Mit elektronischer Kasse: Du darfst sie nutzen, aber sie muss den Regeln der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) genügen. Dazu gleich mehr.

Der Punkt, der oft übersehen wird: Die offene Ladenkasse ist erlaubt, aber nicht bequem. Bei einer Betriebsprüfung ist sie der häufigste Angriffspunkt – eine Lücke im Zählprotokoll reicht, und die Buchführung gilt als nicht ordnungsgemäß.

Wenn du eine elektronische Kasse hast: drei Pflichten

Sobald ein elektronisches Kassensystem im Einsatz ist – Kassen-Software auf dem Tablet, klassische Registrierkasse, Kassen-App mit Kartenterminal –, gelten seit 2020 drei Dinge:

1. TSE – die technische Sicherheitseinrichtung

Jede elektronische Kasse braucht eine zertifizierte TSE (§ 146a AO). Sie protokolliert jeden Vorgang fälschungssicher, sodass nachträglich nichts gelöscht oder geändert werden kann. Die TSE gibt es als Stick, als SD-Karte oder als Cloud-Dienst. Ohne TSE ist die Kasse seit 2023 nicht mehr zulässig – auch die letzten Übergangsfristen für alte Geräte sind abgelaufen.

Worauf du achten musst: Beim Kauf einer Kasse oder Kassen-App fragen, ob die TSE enthalten ist und wer das jährliche Zertifikat verlängert. Cloud-TSEs laufen oft als Abo.

2. Belegausgabepflicht

Für jeden Verkauf muss ein Beleg erstellt und angeboten werden – auf Papier oder digital (z. B. als QR-Code oder per E-Mail). Die Kundin muss ihn nicht mitnehmen, aber du musst ihn ausgeben. Eine Befreiung ist nur auf Antrag beim Finanzamt möglich und wird bei Dienstleistungsbetrieben praktisch nie erteilt.

3. Meldepflicht ans Finanzamt

Seit 1. Januar 2025 musst du jede elektronische Kasse dem Finanzamt melden – über ELSTER („Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme“). Die Fristen:

• Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden: Meldung bis 31. Juli 2025 (falls noch nicht geschehen: nachholen).
• Kassen, die danach angeschafft werden: innerhalb eines Monats nach Kauf.
• Auch die Außerbetriebnahme einer Kasse muss innerhalb eines Monats gemeldet werden.

Gemeldet werden Art der Kasse, Seriennummer, Anschaffungsdatum und TSE-Daten. Wer das vergisst, riskiert ein Bußgeld.

Was ab 2028 kommt: die Registrierkassenpflicht

Jetzt der Teil, der dein Studio wahrscheinlich betrifft. Die Bundesregierung will die Registrierkassenpflicht einführen. Der Referentenentwurf des Bundesfinanzministeriums vom 7. August 2026 sieht vor:

• Wer: Betriebe mit mehr als 100.000 € Gesamtumsatz im Jahr (netto, nach § 19 Abs. 2 UStG – also der gesamte Umsatz, nicht nur der Barumsatz).
• Wann: Der Umsatz des Jahres 2027 zählt. Wer in 2027 über 100.000 € liegt, muss ab 1. Januar 2028 eine elektronische Kasse mit TSE nutzen.
• Was: Ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit zertifizierter TSE – also genau das, was oben beschrieben ist. Wer schon eine regelkonforme Kasse hat, muss nichts ändern.
• Unter der Grenze: Die offene Ladenkasse bleibt erlaubt.

Achtung, das ist noch kein Gesetz. Der Entwurf muss durch Kabinett, Bundestag und Bundesrat. Umsatzgrenze, Ausnahmen und Fristen können sich bis dahin ändern. Ursprünglich war im Koalitionsvertrag „ab 2027“ die Rede – der Entwurf hat daraus „Umsatz 2027 zählt, Pflicht ab 2028“ gemacht. Genau deshalb lohnt es sich, das Thema mit dem Steuerberater auf Wiedervorlage zu legen.

Was heißt 100.000 € für ein Studio?

100.000 € Jahresumsatz sind rund 8.300 € im Monat – ein Studio mit einer Inhaberin und einer Mitarbeiterin oder ein gut laufendes Einzelstudio mit hochpreisigen Behandlungen (Permanent Make-up, Laser, Wimpernverlängerung) liegt schnell darüber. Ein kleines Nagelstudio in Teilzeit eher darunter. Die Grenze gilt für den Gesamtumsatz, Kartenzahlungen und Online-Anzahlungen zählen mit.

Was ist mit Kartenzahlung, PayPal und Online-Anzahlung?

Viele Inhaberinnen denken: „Ich nehme fast nur Karte – dann brauche ich keine Kasse.“ Das stimmt heute zum Teil – und ab 2028 voraussichtlich nicht mehr. Deshalb getrennt:

Heute (bis Ende 2027)

Ohne Bargeld keine Kassenpflicht. Alle heutigen Kassenregeln drehen sich um Bargeld. Wenn bei dir niemand bar bezahlt – alles läuft über Karte, PayPal oder Überweisung –, brauchst du weder Kassenbuch noch Registrierkasse. Jede Zahlung steht auf dem Kontoauszug oder bei PayPal, das ist dein Nachweis.

Ein einziger Bar-Kunde, und du brauchst eine Kasse. Sobald auch nur gelegentlich jemand bar bezahlt, musst du dieses Bargeld erfassen – in einer offenen Ladenkasse mit Kassenbuch oder in einer elektronischen Kasse mit TSE.

Das Kartenterminal ist keine Kasse. Das Gerät, in das die Kundin ihre Karte hält, zählt nicht als Registrierkasse. Erst wenn du dazu eine Kassen-App nutzt, in der du Behandlungen bonierst und die den Beleg erstellt, ist das eine elektronische Kasse – mit TSE-Pflicht und Meldung ans Finanzamt.

Ab 2028 (nach dem aktuellen Entwurf)

Hier dreht sich die Logik: Die geplante Registrierkassenpflicht knüpft nicht am Bargeld an, sondern am Gesamtumsatz – und der Entwurf zählt Kartenzahlungen ausdrücklich mit. Wer im Jahr 2027 über 100.000 € Umsatz liegt, braucht ab 2028 also eine Registrierkasse mit TSE, auch wenn fast alles über Karte läuft. Eine Ausnahme für rein bargeldlose Betriebe gibt es im Entwurf bisher nicht; das Finanzministerium darf Ausnahmen später per Verordnung festlegen – ob und für wen, ist offen. IHK und DIHK haben genau diesen Punkt in ihren Stellungnahmen kritisiert.

Der Entwurf ändert außerdem die Belegpflicht: Statt des Papierbons soll der Beleg elektronisch bereitgestellt werden, zum Beispiel per QR-Code.

Was das für die Onlinebuchung heißt

Wenn Kundinnen online anzahlen oder Gutscheine online kaufen, kommt das Geld per PayPal oder Überweisung – also unbar. Dafür brauchst du heute kein Kassenbuch, der Beleg entsteht automatisch. Je mehr über Anzahlung und Karte läuft, desto weniger Bargeld musst du täglich zählen. Die geplante Pflicht ab 2028 nimmt dir das nicht ab, wenn du über der Umsatzgrenze liegst – aber der tägliche Aufwand mit Bargeld bleibt klein.

Checkliste: Was du jetzt tun solltest

1. Umsatz 2025 anschauen. Liegst du bei oder über 100.000 €? Dann plane für 2027/2028 eine elektronische Kasse ein – oder hast sie schon.
2. Falls du schon eine elektronische Kasse hast: TSE-Zertifikat gültig? Kasse per ELSTER gemeldet? Beleg wird bei jedem Verkauf angeboten?
3. Falls offene Ladenkasse: Tägliches Zählprotokoll lückenlos? Kassenbuch geführt? Das ist die Mindestanforderung, egal was 2028 kommt.
4. Bargeldanteil senken. Kartenterminal, Online-Anzahlung, Gutscheine online verkaufen – weniger Bargeld, weniger Fehlerquellen.
5. Steuerberater fragen, wie ihr die Umstellung angeht, und das Thema für Frühjahr 2027 auf Wiedervorlage legen, wenn das Gesetz beschlossen sein sollte.

Wichtiger Hinweis

Dieser Artikel bezieht sich auf Deutschland, erklärt die Regeln allgemein und ersetzt keine Steuerberatung. Was für dein Studio konkret gilt – Umsatzgrenze, Kassenart, Fristen, Meldung –, klärst du bitte mit deinem Steuerberater. Gerade jetzt, wo das Gesetz zur Registrierkassenpflicht noch im Entwurf ist, können sich Details ändern. Stand: September 2026.

Quellen: § 146, § 146a Abgabenordnung; Kassensicherungsverordnung; Referentenentwurf des BMF vom 7. August 2026 (Registrierkassenpflicht).